Zoll goes "e-government"

Die Zollverwaltung hat sich seit dem Beitritt Österreichs zur Europäischen Union im Jahre 1995 zu einer der international führenden Verwaltungen entwickelt. In vielen Bereichen nimmt dieser Verwaltungszweig zweifelsohne eine Vorreiterrolle ein. Auf Grund eines wirtschaftsliberalen Kurses, den Österreich kontinuierlich seit den Siebziger-Jahren des vorigen Jahrhunderts beschritten hat, war und ist es immer ein vorrangiges Anliegen der Österreichischen Zollverwaltung die inländischen Wirtschaftsbeteiligten bestmöglich zu unterstützen.

Durch die zunehmende Globalisierung fordern international agierende Unternehmen und Konzerne einen Gleichklang der Zollabfertigungsmodalitäten und - daher auch - der verschiedensten IT-Konzepte der Staaten. Initiativen durch die Europäische Kommission in diese Richtung wurden bereits gestartet. Um jedoch diese Anforderungen kurz- bis mittelfristig abdecken zu können, sind wiederum die einzelnen Mitgliedstaaten in der Ausarbeitung einer eigenen Strategie, basierend auf verstärkten Informationenflüssen zwischen der Europäischen Kommission, den Mitgliedstaaten selbst und - in letzter Zeit verstärkt - auch den potenziellen Beitrittswerberländern, gefordert. Die österreichische Antwort darauf ist e-zoll.at; es handelt sich dabei nicht nur um einen Namen für ein einzelnes System, sondern e-zoll.at ist der Name eines eigenen Programms, mit welchem auch andere kundenorientierte Initiativen der Zollverwaltung in den kommenden Jahren verknüpft sein werden. So ist daran gedacht, dass auch IT-Lösungen z.B. im Bereich der Verbrauchsteuern unter dem Namen e-zoll.at laufen werden.

Technologisch sind alle Zollstellen in ein bundesweites Netzwerk eingebunden. Vor kurzem noch hochmoderne Client/Server-Applikationen werden in den nächsten Jahren durch webfähige Systeme abgelöst, um damit nicht nur den e-government2 Gedanken voll Rechnung tragen zu können, sondern auch um den gesteigerten Mobilitätsanforderungen innerhalb der Hoheitsbehörde nachzukommen.

Diese Anforderungen basieren auf der konsequenten Umsetzung der Verwaltungsreform innerhalb der Österreichischen Zollverwaltung, die seit Mitte des Jahres 2003 auf völlig veränderten internen Personalstrukturen fußt; dieser Umstrukturierungsprozess soll bis Mitte 2004 bundesweit abgeschlossen sein. Neben der Tatsache, dass dann die Geschicke eines Zollamtes von einer Geschäftsleitung innerhalb eines regional definierten Wirtschaftsraumes geführt werden, sind für die ansässigen Wirtschaftsbeteiligten so genannte "Kundenteams" für deren Betreuung zuständig. Diese Kundenteams handeln nach dem "one-face-to-the-customer" -Prinzip, wobei sie neben allen verschiedenen Kundenanforderungen u. a. auch den Bereich der Zollabfertigung von Waren vollständig abdecken.
Um somit die Bedürfnisse der Wirtschaft mit dem Reformwillen der Österreichischen Zollverwaltung zu verbinden, wird zuerst der Bereich der Zollabfertigung völlig neugestaltet, welcher neben allen Import- und Exportverfahren auch das gemeinsame/gemeinschaftliche Versandverfahren beinhaltet.

Zollabfertigung 

Zollabfertigungen durch Bedienstete der Zollverwaltung in den Zollämtern oder in den Betriebstätten der Wirtschaftsbeteiligten sollen in Zukunft nicht mehr der Regelfall sein; die Zöllner sollen sich zukünftig mehr mit ihrer originären Kernaufgabe - nämlich mit der Kontrolle von Warensendungen - auseinandersetzen; auch dies ist ein Ergebnis der Zollreform.
Aufgrund der unterschiedlichen Verfahrensabläufe bei Zollanmeldungen im Normal- und im Vereinfachten Verfahren wird seitens der österreichischen Zollverwaltung eine Vereinheitlichung der Modalitäten im Zusammenhang mit der Zollabfertigung angestrebt. In diesem Zusammenhang sollen auch gleich die bestehenden IT-Anwendungen - nicht nur verwaltungsinterne sondern auch solche, die mit der Wirtschaft elektronisch kommunizieren - auf ein gemeinsames IT-System umgestellt werden, in welchem neben den üblichen Zollabfertigungsmodulen auch ein elektronisches Risikomanagement integriert sein muss.

Der Unterschied zwischen Vereinfachtem und Normalverfahren besteht im Wesentlichen darin, dass im Vereinfachten Verfahren die Waren nicht bei der Zollstelle selbst sondern bei so genannten zugelassenen Warenorten - die Anzahl ist nicht limitiert - gestellt und in ein Zollverfahren übergeführt werden können, währenddessen im Normalverfahren eine Gestellung der Waren und deren Überführung in ein Zollverfahren immer bei einer Zollstelle zu erfolgen hat. Im Vereinfachten Verfahren ist dies außerdem jederzeit in einem 7 Tage / 24 Stunden - Betrieb möglich. Im Normalverfahren hingegen beschränken sich die Zollabfertigungen nur auf die Öffnungszeiten der Zollstelle. Die Zollabfertigung im Vereinfachten Verfahren erfolgt zur Gänze papierlos, sodass sämtliche für die Abfertigung erforderlichen Unterlagen beim Wirtschaftsbeteiligten verbleiben. Im Normalverfahren sind diese Unterlagen der Zollstelle bei der Abgabe der Anmeldung vorzulegen.
Es ist auf Grund dieser Rahmenbedingungen damit zu rechnen, dass zukünftig Abfertigung im Normalverfahren eher die Ausnahme als die Regel darstellen werden.

Ablauf

Eine Zollanmeldung wird in elektronischer Form an die Zollverwaltung übermittelt (Vereinfachtes Verfahren und Normalverfahren) oder die Zollanmeldung wird bei gleichzeitiger Gestellung der Ware bei einer Zollstelle abgegeben (Normalverfahren); in diesem Fall werden die Daten der Zollanmeldung von einem Zollorgan manuell in einem System erfasst. Nach positiv durchgeführter Prüfung der Daten wird einerseits der Wirtschaftsbeteiligte über die Annahme der Anmeldung in Form einer elektronischen Mitteilung, welche unter anderem die eindeutige Registrierungsnummer enthält, informiert, andererseits wird intern der Geschäftsfall vollständig einer vollautomatisierten Risikoanalyse unterzogen. Dieses Risikomanagement-Modul besitzt zwei "Ausgänge":"Grün" bedeutet, dass die in der Anmeldung deklarierte Warensendung nicht unbedingt einer Kontrolle unterzogen werden muss. Eine Zeitüberwachung wird gestartet. Nach Ablauf einer definierten Frist werden die Daten und somit die Ware elektronisch freigegeben. "Rot " bedeutet, dass dem Zollorgan die Vornahme einer Kontrolle empfohlen wird; es muss in jedem Fall eine Entscheidung durch eine Person vorgenommen werden ("human interference").

Der Antrag - ergänzt um die Ergebnisse des elektronischen Risikomanagements - wird für diese Zwecke dem entsprechenden Kundenteam der zuständigen Zollstelle zur weiteren Veranlassung zur Verfügung gestellt. Der dafür verantwortliche Bedienstete im Zollamt hat somit die Möglichkeit, jede Empfehlung des Risikomanagement-Moduls zu "overrulen", egal in welche Richtung. Werden im Vereinfachten Verfahren zur Entscheidungsfindung zusätzliche Unterlagen wie Handelsrechnungen oder Ursprungzeugnisse benötigt, kann das Zollamt diese elektronisch beim Wirtschaftsbeteiligten anfordern. Dieser erhält additativ ein Fax-Deckblatt als elektronisches Dokument, welches er für die Übermittlung an die Zollverwaltung mittels Telefax an eine bundesweit einheitliche Nummer nutzt. Die gefaxten Dokumente werden transaktionsbezogen bei der entsprechenden Anmeldung in der Datenbank gespeichert. Nach positiver Verarbeitung stehen dann dem Zollorgan alle angeforderten Dokumente zur Verfügung; diese bleiben natürlich dauerhaft im System der Zollverwaltung erhalten.
Wird eine Kontrolle der Ware vorgenommen, wird ein Mitglied des Kundenteams tätig; egal ob sich die Ware am Amtsplatz einer Zollstelle (Normalverfahren) oder an einem zugelassenen Warenort - also einer registrierten Niederlassung eines Wirtschaftsbeteiligten - (Vereinfachtes Verfahren) befindet. Dies erfordert u.a. die Zurverfügungstellung eines internet-fähigen Computers und eines Laserdruckers, welche dem Zollorgan jederzeit zugänglich sein müssen. Diese Ausstattung muss keine ausschließlich für Zollzwecke verwendbare sein, sondern kann auch von den Angestellten im Unternehmen verwendet werden. Darüber hinaus muss jeder zugelassene Warenort über ein Faxgerät verfügen, über welches allfällige angeforderte Dokumente der Zollverwaltung übermittelt werden können. Nach vorgenommener Kontrolle und Registrierung der Kontrollergebnisse werden - außer in den Fällen von Beanstandungen - die Daten und somit die Ware elektronisch freigegeben.

Zu diesem Zweck erhält der Wirtschaftsbeteiligte eine elektronische Mitteilung; parallel dazu erhält er auch die entsprechenden - um die zollamtliche Bestätigung ergänzten - Dokumente in elektronischer Form. Die Ausdrucke derselben gelten als Bestätigung über die Vornahme einer ordnungsgemäßen Zollabfertigung der entsprechenden Warensendung.

Fazit

Dieses neue Zollabfertigungskonzept bringt beiden Beteiligten - sowohl der Wirtschaft als auch der Österreichischen Zollverwaltung - nicht zu unterschätzende Vorteile bei der Durchführung von Logistik-Prozessen. Der Gleichklang der Verfahrensabläufe für Import, Export und Versand, berechenbare Antwortzeiten, einheitliche Datenübermittlung, die Abgabenberechnung durch die Behörde und die durchgängige Web-Fähigkeit sind nur einige Highlights von e-zoll.at. Darüber hinaus ist es die Basis für staatenübergreifende Systeme wie für das "New Computerised Transit System (NCTS)" im Versandverfahren und das geplante EUweite Exportkontrollsystem, welches in Österreich ab Anfang 2006 produktiv sein soll.

Dass auch die Österreichische Zollverwaltung in Sachen "Service" neue Standards setzt, ist mittlerweile selbstverständlich; so werden sowohl Zollorgane als auch Wirtschaftsbeteiligte durch ein eigens dafür eingerichtetes, bundesweit agierendes Zoll-Kompetenz-Zentrum sowohl in den Testszenarien als auch im laufenden Betrieb betreut. Das Triple C Austria fungiert derzeit von Montag bis Freitag in der Zeit von 06:00 bis 22:00 Uhr als nationaler First-Level-Helpdesk; ab dem 1. Mai 2004 wird diese Einheit in einem 7 Tage-/24 Stunden-Zyklus nicht nur als "Trouble-Shooter" für alle e-zoll.at-L ösungen zur Verfügung stehen, sondern auch die oberste bundesweite Kontroll-Entscheidungsinstanz im Vereinfachten Verfahren außerhalb der regulären Öffnungszeiten einer Zollstelle sein. Und ganz nebenbei ist das Triple C Austria auch noch der "international contact-point" in allen multinationalen ITApplikationen.

..weitere Informationen im Internet finden Sie beim Bundesministerium für Finanzen.